ایمیل به‌عنوان یکی از ابزارهای اصلی ارتباطی در کسب‌وکارها و محیط‌های اداری شناخته می‌شود. به همین دلیل، از دست رفتن ایمیل‌های مهم می‌تواند مشکلات جدی برای کاربران به وجود بیاورد، به‌خصوص وقتی پای اطلاعات حیاتی در میان باشد. در این شرایط، بازیابی ایمیل‌های حذف‌شده به یک مهارت مهم تبدیل می‌شود که هر کاربر باید با آن آشنا باشد. یکی از رایج‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل، Microsoft Outlook است که قابلیت‌های مختلفی برای بازیابی ایمیل‌ها ارائه می‌دهد.

ایمیل‌های حذف‌شده می‌توانند به دو صورت حذف موقت و حذف دائمی از دسترس خارج شوند. Outlook، به‌عنوان یک پلتفرم قدرتمند، امکان بازیابی این ایمیل‌ها را از پوشه‌های “Deleted Items” و “Recoverable Items” فراهم می‌کند. با این حال، در مواردی که ایمیل‌ها حتی از این پوشه‌ها هم پاک شده باشند، نیاز به پشتیبانی و راه‌حل‌های پیشرفته‌تر، مانند استفاده از نسخه‌های پشتیبان یا کمک گرفتن از خدمات پشتیبان شبکه داریم.

 

2. انواع حذف ایمیل در Outlook

 

در Outlook، ایمیل‌ها به دو روش اصلی حذف می‌شوند:

 

• حذف موقت (Soft Delete): وقتی ایمیلی را حذف می‌کنید، ابتدا به پوشه‌ی “Deleted Items” منتقل می‌شود. این ایمیل‌ها هنوز در دسترس هستند و می‌توانید آن‌ها را به‌راحتی بازگردانید.
• حذف دائمی (Hard Delete): زمانی که ایمیلی را از پوشه‌ی “Deleted Items” حذف کنید یا از کلیدهای ترکیبی Shift + Delete برای حذف استفاده کنید، ایمیل به‌صورت دائمی حذف شده و به پوشه‌ی “Recoverable Items” منتقل می‌شود. این پوشه به‌صورت پیش‌فرض مخفی است و نیاز به اقدامات خاصی برای بازیابی از آن دارد.

 

3. روش‌های بازیابی ایمیل‌های حذف‌شده

 

بسته به نوع حذف ایمیل، چندین روش برای بازیابی آن وجود دارد:

 

1. بازیابی از پوشه‌ی “Deleted Items”: این روش زمانی کارآمد است که ایمیل به‌تازگی حذف شده باشد.
2. بازیابی از پوشه‌ی “Recoverable Items”: این روش برای ایمیل‌هایی است که به‌صورت دائمی حذف شده‌اند.
3. استفاده از “Outlook Web App (OWA)”: در صورتی که از OWA استفاده می‌کنید، می‌توانید از طریق این برنامه به ایمیل‌های حذف‌شده دسترسی داشته باشید.
4. بازیابی از نسخه‌های پشتیبان: در صورت وجود فایل پشتیبان (PST)، می‌توان از آن برای بازگردانی ایمیل‌ها استفاده کرد.

 

4. بازیابی ایمیل‌های حذف‌شده از پوشه‌ی “Deleted Items”

 

برای بازیابی ایمیل‌هایی که به‌طور موقت حذف شده‌اند، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

 

1. باز کردن Outlook و انتخاب پوشه‌ی “Deleted Items”.
2. جستجوی ایمیل موردنظر.
3. انتخاب ایمیل و کلیک راست بر روی آن.
4. انتخاب گزینه‌ی “Move” و سپس “Inbox” یا هر پوشه‌ی دیگری که می‌خواهید ایمیل به آن منتقل شود.

 

5. استفاده از پوشه‌ی “Recoverable Items”

 

پوشه‌ی “Recoverable Items” برای ایمیل‌هایی که به‌صورت دائمی حذف شده‌اند استفاده می‌شود. برای بازیابی این ایمیل‌ها:

 

1. به پوشه‌ی “Deleted Items” بروید.
2. در نوار بالا، گزینه‌ی “Recover Deleted Items” را انتخاب کنید.
3. لیستی از ایمیل‌هایی که می‌توان بازیابی کرد نمایش داده می‌شود.
4. ایمیل موردنظر را انتخاب کرده و گزینه‌ی “Recover” را بزنید.

نکته: این ویژگی ممکن است در برخی نسخه‌های Outlook به‌طور پیش‌فرض فعال نباشد و نیاز به تنظیمات اضافی داشته باشد.

6. بازیابی ایمیل‌ها در Outlook Web App (OWA)

 

اگر از Outlook Web App (OWA) استفاده می‌کنید، مراحل زیر را برای بازیابی دنبال کنید:

1. به پوشه‌ی “Deleted Items” در OWA بروید.
2. در نوار بالای صفحه، گزینه‌ی “Recover Deleted Items” را انتخاب کنید.
3. ایمیل‌های قابل بازیابی نمایش داده خواهند شد.
4. ایمیل‌های دلخواه را انتخاب کرده و روی “Recover” کلیک کنید تا به Inbox بازگردند.

 

7. بازیابی ایمیل‌ها با استفاده از نسخه‌ی پشتیبان

 

اگر به نسخه‌ی پشتیبان (فایل‌های PST) از ایمیل‌ها دسترسی دارید، می‌توانید مراحل زیر را انجام دهید:

1. به File در نوار بالای Outlook بروید.
2. گزینه‌ی “Import/Export” را انتخاب کنید.
3. “Import from another program or file” را انتخاب کرده و روی Next کلیک کنید.
4. فایل پشتیبان (PST) را پیدا کرده و ایمیل‌های خود را از آن بازیابی کنید.

 

8. نکات مهم در مورد بازیابی ایمیل‌ها

 

• محدودیت زمانی: ایمیل‌های حذف‌شده در پوشه‌ی “Deleted Items” تنها تا مدت مشخصی (معمولاً 30 روز) قابل بازیابی هستند.
• سیاست‌های سازمانی: در برخی سازمان‌ها، دسترسی به پوشه‌ی “Recoverable Items” ممکن است محدود باشد.

 

9. استفاده از نرم‌افزارهای جانبی برای بازیابی

 

اگر روش‌های داخلی Outlook جواب نداد، می‌توانید از ابزارهای بازیابی ایمیل مانند Stellar Repair for Outlook یا Kernel for Outlook PST Repair استفاده کنید. این ابزارها به‌ویژه برای ایمیل‌های از دست رفته در فایل‌های PST مفید هستند.

 

10. پیشگیری از حذف ناخواسته ایمیل‌ها

 

برای جلوگیری از حذف ناخواسته ایمیل‌ها:

• تنظیم هشدار قبل از حذف: در تنظیمات Outlook می‌توانید هشدار قبل از حذف ایمیل‌ها را فعال کنید.
• پشتیبان‌گیری منظم: به‌صورت دوره‌ای از ایمیل‌های خود پشتیبان تهیه کنید.