فارسی
English
Turkish
برون سپاری خدمات IT؛ چه زمانی به‌صرفه است و چه زمانی نه؟
استخدام یک کارشناس شبکه مشکل را کامل حل نمی‌کند. آن یک نفر مرخصی می‌رود، بیمار می‌شود و شاید سال بعد شغلش را عوض کند. تخصص او هم معمولاً یک حوزه دارد: کسی که سرور را خوب میشناسد، لزوماً در فایروال یا مجازی‌سازی همان‌قدر قوی نیست.
برون‌سپاری هم راه‌حل همه نیست. شرکت بیرونی ساعت ۹ صبح پشت میز شما نشسته و چاپگر طبقه دوم را درست نمی‌کند. این مقاله تصمیم را بر اساس وضع واقعی سازمان می‌چیند، نه بر اساس فروش یکی از دو طرف.
برون سپاری خدمات IT یعنی چه؟
برون‌سپاری یعنی بخشی از کارهای فناوری اطلاعات را با یک قرارداد مشخص به شرکتی بیرون از سازمان بدهید. دامنه آن میتواند از یک کار محدود، مثل بررسی بکاپ، تا مدیریت کامل شبکه و سرور باشد. فرق آن با خدمت موردی در تعهد است: زمان پاسخ، کارهای دوره‌ای و گزارش از قبل نوشته شده‌اند.
برون سپاری خدمات شبکه رایج‌ترین شکل آن است، چون کارش تخصصی است ولی همیشه تمام‌وقت یک نفر را پر نمی‌کند. اگر با خود این خدمات آشنا نیستید، خدمات IT چیست را ببینید.
مقایسه IT داخلی و برون‌سپاری
هیچ‌کدام از این دو در همه ستون‌ها برنده نیست. برای همین مهم است بدانید کدام ستون برای سازمان شما وزن بیشتری دارد.
| معیار | تیم داخلی | برون‌سپاری |
|---|---|---|
| حضور و آشنایی با کاربران | همیشه در محل و آشنا با آدم‌ها | طبق برنامه بازدید و تماس |
| گستره تخصص | محدود به مهارت چند نفر | دسترسی به چند متخصص |
| وابستگی به فرد | با رفتن کارشناس، دانش هم می‌رود | با مستندسازی و جانشین کمتر است |
| هزینه | حقوق، بیمه، آموزش و ابزار، ثابت | مبلغ ماهانه مشخص طبق دامنه کار |
| شب و تعطیلات | نیازمند شیفت یا اضافه‌کاری | بسته به SLA قرارداد |
| کنترل و محرمانگی | کنترل مستقیم بیشتر | نیازمند قرارداد و مدیریت دسترسی |
برای مقایسه مالی، حقوق را تنها نگاه نکنید. بیمه، پاداش، دوره‌های آموزشی، لایسنس ابزارها و روزهایی را که آن نفر نیست هم حساب کنید. بعد این عدد را کنار مبلغ قرارداد بگذارید که در راهنمای محاسبه هزینه پشتیبانی شبکه روشش را نوشته‌ایم.
کدام کارها را می‌شود سپرد و کدام را نه؟
کارهای تخصصی و دوره‌ای بهترین گزینه برای سپردن هستند: پایش سرورها، بکاپ، به‌روزرسانی، مدیریت فایروال و عیب‌یابی‌های سخت. اگر این کارها در ماه چند ساعت طول می‌کشند، استخدام تمام‌وقت برایشان توجیه ندارد.
تصمیم‌های راهبردی را نسپارید. اینکه سازمان کدام سیستم را بخرد یا بودجه IT چقدر باشد، باید داخل سازمان گرفته شود و شرکت بیرونی فقط مشاوره بدهد. مالکیت داده و حساب‌های مدیریتی هم همیشه باید با خود شما بماند.
مدل ترکیبی برای شرکتهای متوسط
در این مدل یک کارشناس داخلی کارهای روزمره را جلو می‌برد: کمک به کاربران، نصب سیستم و پیگیری درخواست‌ها. شرکت بیرونی هم پایش، سرور و امنیت را بر عهده می‌گیرد و پشتیبان کارشناس داخلی است. این نفر یک تیم پشت سرش دارد و سازمان هم به یک نفر وابسته نمی‌ماند.
اگر الان کارشناس داخلی دارید، از او بپرسید کدام کارها همیشه عقب می‌افتند. معمولاً همان‌ها نقطه شروع خوبی برای برون‌سپاری هستند.
چه زمانی برون‌سپاری ایده خوبی نیست؟
- کار روزانه شبکه آن‌قدر زیاد است که چند نفر را تمام‌وقت مشغول می‌کند.
- الزام قانونی یا امنیتی، دسترسی افراد بیرونی را محدود می‌کند.
- سیستم اختصاصی دارید که فقط تیم خودتان آن را میشناسد.
- کسی در سازمان نیست که قرارداد و گزارش‌ها را پیگیری کند.
مورد آخر را دست‌کم نگیرید. برون‌سپاری کار را از دوش شما برمی‌دارد، ولی مسئولیت پیگیری را نه.
خطرها را چطور کم کنیم؟
نگرانی اصلی بیشتر مدیرها دسترسی بیرونی به اطلاعات است. این خطر با چند قاعده ساده کمتر می‌شود. هر کارشناس حساب جدا داشته باشد و رمز مشترک ممنوع شود. دسترسی از راه دور فقط از مسیر امن و با ثبت لاگ انجام شود. قرارداد هم بند محرمانگی داشته باشد.
وابستگی به شرکت هم خطر دوم است. نقشه شبکه، فهرست دسترسی‌ها و تنظیمات باید هر چند ماه تحویل سازمان شود. شرط خروج را هم از روز اول بنویسید. جزئیات این بندها در نمونه قرارداد پشتیبانی آمده است.
از کجا شروع کنیم؟
لازم نیست همه‌چیز را یک‌باره بسپارید. با یک حوزه شروع کنید، مثلاً پایش و بکاپ، و دو سه ماه نتیجه را ببینید. برای انتخاب شرکت، این ۸ سوال را از هر گزینه بپرسید. کامکو هم خدمات پشتیبانی شبکه را با SLA مکتوب ارائه می‌دهد و در بخش خدمات IT کارهای کاربران و سیستم‌ها را پوشش می‌دهد. میتواند کنار کارشناس داخلی شما هم کار کند.
سوال‌های مدیران درباره برون‌سپاری
آیا برون سپاری خدمات IT از نظر هزینه بهصرفهتر است؟
برای بیشتر شرکتهای کوچک و متوسط بله، چون تخصص چند نفر را با هزینهای کمتر از یک تیم داخلی میگیرند. در سازمانهای بزرگ با کار روزانه زیاد، تیم داخلی میتواند بهصرفهتر باشد. برای تصمیم، هزینه کامل یک نیرو را با مبلغ قرارداد مقایسه کنید، نه فقط حقوق را.
با برون سپاری باید کارشناس داخلیمان را کنار بگذاریم؟
نه لزوماً. خیلی از سازمانها کارشناس داخلی را برای کارهای روزمره نگه میدارند و سرور، امنیت و پایش را به شرکت بیرونی میسپارند. این مدل هم هزینه را منطقی نگه میدارد و هم یک نفر داخل سازمان شبکه را میشناسد.
اگر از شرکت برون سپاری راضی نبودیم چه می‌شود؟
اگر رمزها و مستندات از ابتدا به نام سازمان باشند و شرط خروج در قرارداد آمده باشد، تعویض شرکت چند هفته کار دارد و بحرانی نیست. مشکل وقتی پیش می‌آید که همه دسترسی‌ها فقط پیش شرکت قبلی مانده باشد.
