چرا هنگام پرینت گرفتن از Word یا Excel، تنظیمات چاپ تغییر می‌کند؟

پرینت گرفتن فایل ها یکی از اقدامات مهمی است که ممکن است در شرایط مختلفی نیاز شود. گاهی دیده میشود پرینت گرفتن فایل با مشکل مواجه شود و پرینت به درستی انجام نشود. این مشکل ممکن است هنگام پرینت گرفتن هردو نوع فایل Word و Excel دیده شود اما بیشتر در فایل های EXCEL پیش می‌آید. مشکل تنظیمات پرینتر در Word و Excel ممکن است دلایل مختلفی داشته باشد و قبل از اقدام برای راه حل ابتدا باید مشکل اصلی را پیدا کنیم.

شاید این مشکل در برنامه Word و Excel باشد و یا شاید تنظیمات پرینتر بهم ریخته باشد. با ما در کامکو همراه باشید تا دلایل مشکل تنظیمات پرینتر در Word و Excel را بررسی کنیم و راه حل های کاربردی حل آن را معرفی کنیم. اگر شما این راه حل ها را بررسی کردید و همچنان با مشکل موجه بودید میتوانید از خدمات شبکه در تهران کامکو استفاده کنید. کامکو با ارائه این خدمات توسط مهندسین مجرب میتواند انواح مشکل تنظیمات پرینتر در Word و Excel را در سریع ترین زمان ممکن حل کند.

مراحل پرینت گرفتن در WORD

• فایل مورد نظر را باز کنید: از منوی File گزینه Open را انتخاب کرده و سندی را که می‌خواهید پرینت بگیرید، پیدا کرده و باز کنید.

• رفتن به منوی پرینت: روی منوی File در بالای صفحه کلیک کنید و گزینه Print را انتخاب کنید.
• انتخاب پرینتر: در قسمت  Printer، پرینتری که می‌خواهید از آن استفاده کنید را انتخاب کنید. اگر پرینتر شما به درستی نصب شده باشد، باید نام آن در این قسمت نمایش داده شود.
• تنظیمات پرینت Pages:  در این قسمت می‌توانید انتخاب کنید که کدام صفحات پرینت شوند. برای پرینت از تمام صفحات، Print All Pages  را انتخاب کنید. برای پرینت یک صفحه خاص، عدد صفحه را در کادر وارد کنید (مثلا 1 برای صفحه اول). برای پرینت یک محدوده، می‌توانید 1-3 را وارد کنید و سپس تعداد کپی‌ هایی که می‌خواهید پرینت بگیرید را مشخص کنید.

• تنظیمات اضافی: اگر نیاز به تنظیمات اضافی دارید، می‌توانید بر روی Printer Properties یا Preferences کلیک کنید و تنظیمات کیفیت چاپ، سایز کاغذ و دیگر گزینه‌ها را تغییر دهید.

مراحل پرینت گرفتن در Excel

• فایل مورد نظر را باز کنید: از منوی File گزینه Open را انتخاب کنید و فایل Excel‌ای را که می‌خواهید پرینت بگیرید، پیدا کرده و باز کنید.
• رفتن به منوی پرینت: روی منوی File در بالای صفحه کلیک کنید وگزینه Print را انتخاب کنید.
• انتخاب پرینتر: در قسمت  Printer ، پرینتری که می‌خواهید از آن استفاده کنید را انتخاب کنید.
• تنظیم صفحات برای پرینت Print Active Sheet:  اگر فقط می‌خواهید برگه فعلی چاپ شود، این گزینه را انتخاب کنید . Print Entire Workbook اگر می‌خواهید از تمامی برگه‌ها پرینت بگیرید، این گزینه را انتخاب کنید. Print Selection اگر فقط می‌خواهید بخشی خاص از داده‌ها را پرینت کنید، آن بخش را انتخاب کرده و سپس این گزینه را انتخاب کنید.
• تنظیمات اضافی : در پنجره پرینت، می‌توانید پیش‌نمایشی از صفحات را مشاهده کنید. با استفاده از گزینه‌های سمت راست صفحه:
• Orientation : انتخاب بین حالت عمودی (Portrait) یا افقی
• : Paper Size انتخاب اندازه کاغذ مورد نظر مثلا A4
• مقیاس: می‌توانید از گزینه Fit Sheet on One Page برای مطابقت دادن داده‌ها به یک صفحه استفاده کنید. این گزینه می‌تواند به هنگام پرینت داده‌های بزرگ کمک کند.

بررسی مشکل تنظیمات پرینتر در Word و Excel

پرینت نشدن صفحات به درستی:

گاهی اوقات، صفحات به‌طور کامل چاپ نمی‌شوند یا تنها بخشی از آن‌ها پرینت می‌شود. برای حل این مشکل ابتدا از منوی File به Print بروید و بررسی کنید که گزینه Print All Pages انتخاب شده باشد. همچنین، اگر فقط برخی صفحات را انتخاب کرده‌اید، مطمئن شوید که شماره صفحات به درستی وارد شده است.

خطا در تنظیم حاشیه‌ها

ممکن است حاشیه ‌ها به‌درستی تنظیم نشده باشند و متن در پرینت برش بخورد. برای حل این مشکل به تب Layout رفته و گزینه  Margins  را انتخاب کنید. حاشیه‌ها را به اندازه مناسب تنظیم کنید و از گزینه‌های پیش‌فرض استفاده کنید.

کیفیت چاپ پایین

ممکن است چاپ‌ها کیفیت مطلوبی نداشته باشند. برای حل این مشکل تنظیمات پرینتر در  Word و Excel نیز بهPrinter Properties بروید و تنظیمات کیفیت چاپ را بررسی کنید. گزینه High Quality یا Best را انتخاب کنید.

پرینت نشدن جداول به‌درستی

جداول بزرگ ممکن است در یک صفحه جا نشوند یا بخشی از آن‌ها پرینت نشود. از گزینه Fit Sheet on One Page در تنظیمات پرینت استفاده کنید تا تمام جداول در یک صفحه جا بگیرند.

همچنین می‌توانید اندازه سلول‌ها و حاشیه‌ها را تغییر دهید.

تنظیمات غلط در انتخاب برگه‌ها

ممکن است برگه‌ای که می‌خواهید پرینت کنید، به‌طور اشتباه انتخاب شده باشد. برای حل این مشکل در منوی Print  گزینه Print Active Sheets یا  Print Selection را انتخاب کنید. برای انتخاب بخشی از داده‌ها، آن بخش را قبل از پرینت انتخاب کنید.

عدم نمایش پیش‌نمایش صحیح

پیش‌نمایش چاپ ممکن است با آنچه که در واقع چاپ می‌شود تطابق نداشته باشد. به این منظور بررسی کنید که آیا همه داده‌ها در محدوده‌ای که انتخاب کرده‌اید، قرار دارند یا خیر. همچنین، بررسی کنید که آیا از تنظیمات صحیح برای پرینت استفاده می‌کنید.

مشکل تنظیمات پرینتر در Word و Excel می‌تواند چالش‌هایی را به همراه داشته باشد. با این حال، با آگاهی از مشکلات رایج و راه‌حل‌های مربوط به آن‌ها، می‌توانید به راحتی این مشکلات را حل کرده و از قابلیت‌های این نرم‌افزارها به بهترین نحو استفاده کنید. اگر مشکلات ادامه داشت، میتوانید از مهندسین وب سایتکامکو که یک سایت پشتیبانی شبکه است و آماده ارائه این خدمات است استفاده کنید و مشکل تنظیمات پرینتر در Word و Excel را سریعا برطرف کنید.

مشکل	توضیح	راه‌حل پیشنهادی
پرینتر انتخاب نشده یا نادرست است	نرم‌افزار Word یا Excel از پرینتر پیش‌فرض سیستم استفاده نمی‌کند	مسیر File > Print را بررسی کرده و پرینتر درست را انتخاب کنید
درایور پرینتر نصب یا آپدیت نشده	ویندوز پرینتر را نمی‌شناسد یا نسخه درایور قدیمی است	درایور را از سایت سازنده دانلود و نصب کنید
فایل فقط‌خوان (Read-only) یا در Protected View است	فایل‌های دریافتی ممکن است قابل پرینت نباشند	فایل را Save As کرده و از حالت Protected خارج شوید
مشکل در تنظیمات کاغذ یا Page Setup	اندازه کاغذ یا حاشیه‌ها اشتباه است	تنظیمات صفحه را بررسی و با تنظیمات پرینتر هماهنگ کنید
صف پرینت گیر کرده	پرینت قبلی هنوز کامل نشده	از مسیر Control Panel > Devices and Printers صف را پاک کنید