اسپم شدن ایمیل های سازمانی | چرا ایمیل‌های سازمانی به اسپم می‌روند؟

اسپم شدن ایمیل های سازمانی؛ یک مشکل جدی!

ایمیل یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی در محیط‌های کاری و سازمانی است. شرکت‌ها و سازمان‌ها روزانه صدها یا حتی هزاران ایمیل ارسال می‌کنند که شامل اطلاعات حیاتی، مکاتبات تجاری و پیشنهادات همکاری است. اما یکی از چالش‌های بزرگ در ارسال ایمیل‌های سازمانی، اسپم شدن آن‌ها است. بسیاری از مدیران و کارشناسان IT با این مشکل مواجه هستند که ایمیل‌های ارسالی آن‌ها به جای اینباکس، در پوشه Spam یا Junk گیرندگان قرار می‌گیرد. این امر می‌تواند تاثیرات منفی بر ارتباطات تجاری، نرخ پاسخ‌دهی و حتی اعتبار برند سازمان بگذارد. در این مطلب، اسپم شدن ایمیل های سازمانی را بررسی می‌کنیم و بهترین راهکارهای پشتیبانی شبکه در این زمینه را ارائه می‌دهیم.

تنظیمات نامناسب سرور؛ مهم‌ترین دلیل اسپم شدن ایمیل های سازمانی

یکی از مهم‌ترین دلایلی که ایمیل‌های سازمانی ممکن است به پوشه Spam یا Junk بروند، تنظیمات نادرست سرور ایمیل است. اگر سرور ایمیل شما به درستی پیکربندی نشده باشد، بسیاری از فیلترهای ضد اسپم که توسط ارائه‌دهندگان ایمیل استفاده می‌شوند، ممکن است ایمیل‌های شما را به‌عنوان هرزنامه یا حتی یک تهدید امنیتی شناسایی کنند. این موضوع می‌تواند تاثیرات منفی قابل‌توجهی بر نرخ تحویل ایمیل‌ها بگذارد و باعث شود پیام‌های مهم سازمانی به مقصد نرسند.

یکی از اصلی‌ترین مشکلاتی که در این زمینه رخ می‌دهد، عدم تایید هویت ایمیل‌های ارسالی است. فیلترهای مدرن ایمیل به شدت به تنظیمات احراز هویت فرستنده مانند SPF، DKIM و DMARC متکی هستند تا تشخیص دهند که یک ایمیل از یک منبع معتبر ارسال شده است. اگر این رکوردها در DNS دامنه شما تنظیم نشده باشند یا اشتباه پیکربندی شده باشند، بسیاری از سرویس‌های ایمیل به‌طور خودکار ایمیل‌های شما را به پوشه اسپم منتقل خواهند کرد.

استفاده از آدرس IP یا دامنه مشکل‌دار

هر ایمیلی که ارسال می‌شود از طریق یک آدرس IP خاص عبور می‌کند. اگر این IP قبلا برای ارسال ایمیل‌های اسپم استفاده شده باشد، احتمالا در لیست سیاه (Blacklist) قرار گرفته است. همچنین اگر دامنه سازمان شما گزارش‌های اسپم متعددی دریافت کرده باشد، این موضوع می‌تواند روی تحویل‌پذیری ایمیل‌های جدید تاثیر بگذارد. برای حل این مشکل، از سرویس‌های بررسی لیست سیاه مانند Spamhaus یا MXToolBox استفاده کنید تا وضعیت آدرس IP یا دامنه خود را بررسی کنید. با برطرف کردن این مشکل می‌توانید از اسپم شدن ایمیل های سازمانی جلوگیری کنید.

ابزارهای کلیدی برای بررسی وضعیت IP و دامنه:

ابزار	کاربرد اصلی	لینک دسترسی
MXToolbox	بررسی بلک‌لیست بودن IP، رکوردهای SPF/DKIM/DMARC، تنظیمات MX	mxtoolbox.com
Spamhaus	بررسی حضور IP یا دامنه در پایگاه داده‌های ضد اسپم	spamhaus.org
Talos Reputation	بررسی اعتبار IP و دامنه بر اساس داده‌های Cisco	talosintelligence.com
BarracudaCentral	مشاهده وضعیت IP در لیست‌های فیلترینگ Barracuda	barracudacentral.org
Google Postmaster Tools	بررسی وضعیت دامنه در سیستم ایمیل گوگل و نرخ اسپم	نیاز به احراز هویت دارد

---

چرا استفاده از این ابزارها مهم است؟

• پیش از ارسال انبوه ایمیل یا کمپین، وضعیت IP خود را بررسی کنید.
• در صورت افت نرخ تحویل ایمیل، اولین مرحله بررسی بلک‌لیست‌ها است.
• ابزارهایی مثل MXToolbox علاوه بر لیست سیاه، تنظیمات فنی DNS را نیز مانیتور می‌کنند.

استفاده از کلمات یا عبارات مشکوک در عنوان و متن ایمیل

فیلترهای اسپم به دنبال کلمات و عباراتی هستند که معمولا در ایمیل‌های تبلیغاتی مشکوک مشاهده می‌شوند. واژه‌هایی مانند “100% تضمینی”، “رایگان”، “فوری”، “فرصت عالی” یا “پولدار شوید” می‌توانند باعث شوند که ایمیل شما به عنوان اسپم شناسایی شود. همچنین استفاده زیاد از حروف بزرگ، علامت تعجب متعدد، یا ایموجی‌های نامناسب می‌تواند احتمال اسپم شدن را افزایش دهد. برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل های سازمانی، از متنی طبیعی و متعادل استفاده کنید.

نحوه نگارش ایمیل‌های سالم و غیر اسپمی

یکی از دلایل اصلی اسپم شدن ایمیل‌های سازمانی، محتوای نادرست یا مشکوک ایمیل‌هاست. فیلترهای اسپم شرکت‌هایی مانند Gmail، Outlook و Yahoo، با الگوریتم‌های پیشرفته، نحوه نگارش و ساختار ایمیل را به‌دقت بررسی می‌کنند. بنابراین برای افزایش شانس تحویل موفق ایمیل به inbox، باید استانداردهای زیر را رعایت کرد:

۱. عنوان (Subject) باید طبیعی و غیر تبلیغاتی باشد

• از عبارت‌های هیجانی و اغراق‌آمیز خودداری کنید:
  مثال‌های اشتباه:
  • «فرصتی استثنایی!!!»
  • «همین حالا بخرید و رایگان هدیه بگیرید!»
  • «پیشنهاد محدود فقط تا امروز!!»
• از تمام حروف بزرگ (ALL CAPS) در عنوان استفاده نکنید.
  مثل: «کالاهای رایگان برای شما» ← اسپم محسوب می‌شود.
• از بیش از یک علامت تعجب (!) یا سؤال (؟) پشت‌سر‌هم استفاده نکنید.

۲. لینک‌دهی باید شفاف و سالم باشد

• لینک‌ها را به دامنه‌های معتبر هدایت کنید. استفاده از دامنه‌های کوتاه‌کننده مشکوک یا دامنه‌هایی با سابقه اسپم باعث بلوکه شدن ایمیل می‌شود.
• از لینک‌هایی که با جاوااسکریپت، ریدایرکت‌های چندمرحله‌ای یا پارامترهای ردیابی پیچیده کار می‌کنند، بپرهیزید.
• متن لینک باید واضح و مرتبط با محتوای آن باشد. مثلاً ننویسید: «اینجا را کلیک کنید!!!» بلکه بنویسید: «مشاهده قیمت‌ها».

۳. بدنه ایمیل را ساده، منظم و خوانا بنویسید

• پاراگراف‌های طولانی، فونت‌های زیاد یا رنگ‌های پررنگ مثل قرمز و زرد می‌تواند به‌عنوان رفتار اسپم شناسایی شود.
• استفاده بیش از حد از ایموجی، علامت‌های نگارشی یا نوشته‌های بولد در بدنه ایمیل توصیه نمی‌شود.
• اگر ایمیل شما شامل عکس است، حتماً متن همراه داشته باشد (image-to-text ratio مناسب باشد).

۴. ساختار HTML ایمیل باید بهینه باشد

• حتماً نسخه‌ی متنی (plain text) در کنار نسخه‌ی HTML ارسال شود. اگر فقط HTML باشد، بسیاری از سرویس‌ها آن را بلاک می‌کنند.
• کد HTML نباید شامل اسکریپت، iframe، یا کدهای جاسازی‌شده غیرضروری باشد.

۵. اطلاعات فرستنده و امکان لغو اشتراک (Unsubscribe) را فراموش نکنید

• آدرس ایمیل فرستنده باید معتبر و واقعی باشد (مثلاً info@yourcompany.com) و از آدرس‌های رایگان مانند gmail یا yahoo استفاده نشود.
• وجود لینک unsubscribe در انتهای ایمیل یکی از معیارهای مهم برای اعتبار ارسال است؛ نبود آن اغلب نشانه اسپم تلقی می‌شود.

عدم احراز هویت ایمیل (SPF, DKIM, DMARC)

احراز هویت ایمیل یکی از فاکتورهای حیاتی برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل های سازمانی است. شما با انجام این کار می‌توانید به سرویس‌های ارائه‌دهنده نشان دهید که مجموعه‌ای معتبر هستید و قصد ارسال ایمیل‌های اسپم را ندارید. سه پروتکل مهم در این زمینه عبارت‌اند از:

• پروتکل SPF: این پروتکل مشخص می‌کند که کدام سرورها اجازه ارسال ایمیل از طرف دامنه شما را دارند
• پروتکل DKIM: این پروتکل امضای دیجیتالی را به ایمیل اضافه می‌کند تا گیرندگان بتوانند تایید کنند که ایمیل از یک منبع معتبر ارسال شده است
• پروتکل DMARC: ترکیبی از SPF و DKIM است که به جلوگیری از جعل هویت کمک می‌کند

جدول مقایسه SPF، DKIM و DMARC

ویژگی‌ها	SPF (Sender Policy Framework)	DKIM (DomainKeys Identified Mail)	DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)
هدف اصلی	مشخص کردن آدرس‌های IP مجاز برای ارسال ایمیل از دامنه	تضمین صحت محتوا و فرستنده با امضای دیجیتال	ترکیب SPF و DKIM + سیاست‌گذاری و گزارش‌دهی
مکان تعریف رکورد	رکورد TXT در DNS دامنه	رکورد TXT در DNS با کلید عمومی	رکورد TXT در DNS با تنظیمات سیاستی
نقش در جلوگیری از اسپم	جلوگیری از جعل فرستنده (Spoofing)	جلوگیری از دست‌کاری محتوا و جعل دامنه	اعمال سیاست روی ایمیل‌های احرازنشده و دریافت گزارش‌های ارسال
بررسی محتوا	فقط IP فرستنده	بله، امضای محتوا را بررسی می‌کند	ترکیبی، بستگی به تنظیم دارد
نیاز به پیکربندی جداگانه	فقط نیاز به تنظیم IPهای مجاز	نیاز به تولید کلید عمومی/خصوصی و پیکربندی در سرور ایمیل	بله، نیاز به پیکربندی SPF و DKIM قبل از آن دارد
پشتیبانی توسط سرویس‌دهنده‌ها	بسیار گسترده	گسترده	در حال گسترش، توسط Google، Microsoft و… پشتیبانی می‌شود

---

تنظیمات سرور برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل های سازمانی

برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل های سازمانی، تنظیمات سرور ایمیل باید به درستی پیکربندی شود تا ارسال و دریافت ایمیل‌ها به‌صورت ایمن و معتبر انجام شود. در ادامه، مهم‌ترین تنظیماتی که باید در سرور ایمیل خود اعمال کنید را بررسی می‌کنیم.

پیکربندی صحیح SPF

پروتکل SPF یک رکورد DNS است که مشخص می‌کند کدام سرورها مجاز به ارسال ایمیل از طرف دامنه سازمانی هستند. این تنظیم باعث کاهش جعل هویت  شده و از ورود ایمیل‌های ناخواسته به پوشه اسپم جلوگیری می‌کند. حال سوال اینجاست که چگونه SPF را تنظیم کنیم؟

۱. وارد پنل مدیریت DNS دامنه خود شوید.

2. یک رکورد TXT جدید ایجاد کنید.

3. مقدار زیر را (بسته به سرویس ایمیل خود) به عنوان مقدار رکورد وارد کنید: (مثال رکورد SPF برای Mailchimp، Google Workspace، و  Microsoft 365:

• v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.protection.outlook.com include:servers.mcsv.net -all

تنظیم DKIM (DomainKeys Identified Mail)

پروتکل DKIM، یک پروتکل احراز هویت است که یک امضای دیجیتالی به هدر ایمیل اضافه می‌کند تا گیرنده بتواند بررسی کند که ایمیل از طرف یک منبع معتبر ارسال شده و در مسیر تغییر نکرده است. برای تنظیم پروتکل DKIM باید اقدامات زیر را انجام دهید:

1. به تنظیمات سرویس ایمیل سازمانی (برای مثال Google Workspace، Microsoft 365، یا سرویس SMTP دیگر) مراجعه کنید

2. کلید DKIM را از بخش تنظیمات دریافت کنید

3. یک رکورد TXT جدید در DNS دامنه خود ایجاد کنید

4. مقدار کلید DKIM را در رکورد وارد کرده و آن را ذخیره کنید

مثال رکورد DKIM برای Google Workspace:

• v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GC… (کلید عمومی ادامه دارد)

5. پس از اعمال تغییرات، از ابزار Google Admin Toolbox Check MX یا DKIM Core برای بررسی صحت رکورد استفاده کنید

تنظیمات SMTP و Rate Limiting

بسیاری از سرویس‌دهندگان ایمیل روی ارسال بیش ‌از حد ایمیل حساس هستند و درصورتی‌که سرور شما تعداد زیادی ایمیل در مدت کوتاهی ارسال کند، ممکن است در لیست سیاه قرار گیرد. برای بهینه‌سازی SMTP برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل های سازمانی می‌توانید مراحل زیر را طی کنید:

• مقدار Rate Limit تنظیم کنید تا تعداد ایمیل‌های ارسالی در هر ساعت محدود شود
• از Queue-based SMTP Server استفاده کنید تا ایمیل‌ها به‌تدریج ارسال شوند
• استفاده از SMTP معتبر مانند SendGrid، Mailgun، Amazon SES، Postmark برای ارسال ایمیل‌های انبوه توصیه می‌شود

بررسی وضعیت Blacklist و Reputation IP

اگر سرور ایمیل شما قبلا برای ارسال اسپم استفاده شده باشد، ممکن است در لیست سیاه (Blacklist) قرار گرفته باشد. درواقع قرار گرفتن در لیست سیاه یکی از مهم‌ترین دلایل اسپم شدن ایمیل های سازمانی به‌شمار می‌آید. برای بررسی این پارامتر می‌توانید از ابزارهایی مانند MXToolBox Blacklist Check یا Spamhaus Blacklist Lookup استفاده کنید. همچنین برای خروج از این لیست نیز می‌توانید مراحل زیر را طی کنید:

• اگر IP شما در لیست سیاه است، درخواست حذف (Delist) بدهید
• اطمینان حاصل کنید که ایمیل‌های سازمانی شما از لیست‌های ایمیل معتبر ارسال می‌شوند
• تنظیمات SPF، DKIM و DMARC را بررسی و اصلاح کنید

بهترین خدمات پشتیبانی شبکه را از کامکو بخواهید

با رعایت نکات فوق، سازمان‌ها می‌توانند از اسپم شدن ایمیل‌های خود جلوگیری کنند و نرخ تحویل ایمیل‌هایشان را افزایش دهند. علاوه بر این، استفاده از سیستم‌های ارسال ایمیل معتبر و بررسی عملکرد کمپین‌های ایمیلی می‌تواند نقش مهمی در بهبود تعامل کاربران داشته باشد. اگر اسپم شدن ایمیل های سازمانی به یک مشکل جدی در کسب‌وکار شما تبدیل شده است، پیشنهاد می‌کنیم که از خدمات پشتیبانی شبکه مجموعه کامکو استفاده کنید. ما به‌عنوان یکی از بهترین ارائه‌دهندگان خدمات شبکه و سرور، به کسب‌وکار شما کمک می‌کنیم تا هیچ‌گونه خطا و مشکلی در این زمینه نداشته باشد.

سوالات متداول